- Oggetto e validità
Tutti i rapporti commerciali tra WIN SOFTWARE S.r.l. (di seguito “Win Software”) e il Cliente sono regolati esclusivamente dalle presenti Condizioni Generali di Vendita e Utilizzo del Servizio WS Infinity Cloud, salvo diverse pattuizioni scritte e sottoscritte da Win Software.
Eventuali condizioni generali del Cliente non saranno vincolanti, anche se non espressamente contestate. L’utilizzo del servizio implica la piena accettazione delle presenti condizioni.
- Offerte, prezzi e ordini
Salvo diversa indicazione scritta, i prezzi e le condizioni commerciali sono quelli pubblicati sul sito ufficiale o comunicati dal personale autorizzato. Win Software può modificare in qualsiasi momento e senza preavviso i prezzi, i servizi, le caratteristiche tecniche e le condizioni d’uso del software. L’ordine si considera accettato soltanto al momento del pagamento o della conferma scritta di Win Software. Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa. Eventuali servizi accessori (formazione, assistenza, personalizzazioni, migrazioni dati, integrazioni) saranno fatturati separatamente.
- Intermediari e agenti
Gli agenti e gli intermediari non hanno potere di rappresentanza o di impegno per conto di Win Software. Le loro offerte diventano efficaci solo previa approvazione scritta della società.
- Conclusione del contratto e modalità di utilizzo
Il contratto si considera concluso al momento dell’attivazione del servizio o della consegna delle credenziali di accesso. Il software WS Infinity Cloud viene fornito in modalità SaaS (Software as a Service): il Cliente accede tramite connessione Internet a un ambiente remoto, senza installazione locale del software, salvo componenti necessarie al funzionamento.
- Erogazione del servizio e disponibilità
Win Software si impegna a garantire un’elevata disponibilità del servizio, ma non assicura la continuità 24 ore su 24. Possono verificarsi interruzioni temporanee dovute a:
• manutenzioni programmate
• guasti tecnici o aggiornamenti
• attacchi informatici
• interruzioni di rete
• cause di forza maggiore (art. 1256 c.c.).
In tali casi non sono dovuti indennizzi né rimborsi. Il Cliente deve dotarsi a proprie spese di una connessione Internet idonea. Win Software non è responsabile per interruzioni derivanti da provider, hosting o infrastrutture di terzi.
- Reclami
Eventuali reclami devono essere inviati per iscritto (PEC, e-mail o raccomandata) entro 8 giorni dalla rilevazione del problema, con descrizione dettagliata del disservizio. Trascorso tale termine, il reclamo non potrà essere accolto.
- Garanzia e limitazioni
Win Software garantisce che il software sarà fornito conforme alle specifiche tecniche e funzionerà in modo sostanzialmente conforme alla documentazione. Il servizio è tuttavia fornito “così com’è” (as is), senza garanzia di assenza di errori o di disponibilità continua. Win Software non risponde di perdite di dati, errori, ritardi o malfunzionamenti dovuti a:
• uso improprio del software
• cause esterne
• guasti di rete o hardware
• eventi di forza maggiore o attacchi informatici.
Il Cliente non avrà diritto ad alcun indennizzo o rimborso per tali eventi.
- Reclami su fatture e pagamenti
Eventuali contestazioni sulle fatture devono essere sollevate entro 10 giorni dal ricevimento. In mancanza, le fatture si intendono accettate. Nessuna contestazione autorizza la sospensione o il ritardo dei pagamenti dovuti. In caso di inadempimento, è dovuto un risarcimento forfettario pari al 10% dell’importo, salvo il maggior danno.
- Limitazione di responsabilità
La responsabilità complessiva di Win Software, per qualunque motivo, non potrà superare il 10% del canone annuo versato. In nessun caso Win Software risponde di danni indiretti, perdita di profitti, interruzione dell’attività, perdita di dati o danni derivanti da ritardi, sospensioni o cancellazioni del servizio.
- Acconti
Gli acconti sono considerati anticipi sul prezzo e non costituiscono caparra confirmatoria. In caso di recesso o inadempimento del Cliente, Win Software potrà trattenere gli importi versati, salvo il maggior danno.
- Diritti sul software e licenza d’uso
Il software WS Infinity Cloud è e resta di proprietà esclusiva di Win Software. Il Cliente ottiene una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile e limitata alla durata contrattuale. È vietato: copiare, modificare, decompilare, distribuire o rendere disponibile il software a terzi. L’utilizzo è consentito solo per finalità lecite e nel rispetto delle leggi vigenti.
- Dati, conservazione e backup
I dati caricati dal Cliente restano di sua esclusiva proprietà. Win Software adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati, ma non garantisce la disponibilità o integrità assoluta. I backup vengono eseguiti secondo le politiche interne di sicurezza (in genere con frequenza settimanale), ma non sono garantiti in tempo reale e non si garantisce l’efficacia dei salvataggi, quindi a tal proposito si consiglia l’acquisto del servizio aggiuntivo di backup in cloud. In caso di cessazione del contratto:
• i dati saranno conservati per un periodo massimo di 60 giorni dalla data di disattivazione, salvo diverso obbligo legale;
• trascorso tale termine, i dati saranno cancellati in modo irreversibile;
• è onere del Cliente scaricare o richiedere copia dei propri dati prima della scadenza del termine.
Win Software non è responsabile per la perdita dei dati in seguito a cancellazione automatica o scadenza contrattuale. Il Cliente è tenuto a mantenere proprie copie di sicurezza.
- Pagamenti
I corrispettivi sono espressi in euro e devono essere saldati secondo le modalità comunicate (bonifico, carta di credito, addebito SEPA, ecc.). Il mancato pagamento, anche parziale, comporta la sospensione immediata del servizio e la decadenza dal beneficio del termine. La sospensione non dà diritto ad alcun rimborso o proroga.
- Mancato pagamento e risoluzione
Il mancato pagamento entro 30 giorni dalla scadenza comporta la sospensione automatica del servizio. Trascorsi ulteriori 30 giorni, Win Software potrà risolvere il contratto di diritto (art. 1456 c.c.) mediante semplice comunicazione scritta, con cancellazione dei dati decorsi i termini di conservazione. Sulle somme insolute maturano interessi moratori al tasso legale maggiorato di 2 punti percentuali, oltre spese di sollecito e legali.
- Durata, rinnovo e recesso
Il contratto ha durata annuale dalla data di attivazione, salvo diversi accordi. Salvo disdetta inviata via PEC o raccomandata almeno 90 giorni prima della scadenza, si rinnoverà tacitamente per ulteriori 12 mesi. In caso di recesso anticipato del Cliente, non sono previsti rimborsi.
- Esclusione di responsabilità per danni indiretti
In nessun caso Win Software o i suoi fornitori potranno essere ritenuti responsabili per danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati o interruzioni di attività derivanti dall’uso o dall’impossibilità di utilizzo del servizio.
- Trattamento dei dati personali (GDPR)
Win Software agisce in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, trattando i dati personali del Cliente esclusivamente per finalità connesse all’erogazione del servizio e nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate. Il Cliente resta Titolare del Trattamento dei dati che immette nel sistema e ne garantisce la liceità, correttezza e conformità al GDPR. I dati tecnici e di log potranno essere conservati per finalità di sicurezza e miglioramento del servizio per un periodo massimo di 12 mesi, salvo diverso obbligo di legge. Per maggiori informazioni, il Cliente può consultare l’Informativa Privacy pubblicata sul sito.
- Forza maggiore
Win Software non potrà essere ritenuta responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore o eventi imprevisti fuori dal suo controllo (es. calamità naturali, guasti informatici, blackout, epidemie, guerre, scioperi, attacchi informatici o malfunzionamenti di provider terzi).
- Foro competente e legge applicabile
Il contratto è regolato dal diritto italiano. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Nola (NA), con esclusione di ogni altro foro alternativo.
- Accettazione
Il Cliente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente le presenti Condizioni Generali di Vendita e Utilizzo del Servizio WS Infinity Cloud, che si intendono parte integrante di ogni contratto, ordine o attivazione del servizio.
INTEGRAZIONE ALLE CONDIZIONI GENERALI — Clausole di Risoluzione, Penali e Conservazione Dati
A) Clausola risolutiva espressa (risoluzione contrattuale)
1. Le parti convengono espressamente che il contratto si risolverà di diritto nei casi di inadempimento delle obbligazioni essenziali indicate nelle presenti Condizioni (tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: mancato pagamento dei canoni, violazione degli obblighi di riservatezza, utilizzo improprio del software).
2. La risoluzione si verifica quando la parte adempiente dichiara per iscritto all’altra di avvalersi della clausola risolutiva espressa. (art. 1456 c.c.).
Effetti della risoluzione
3. In caso di risoluzione per colpa del Cliente, Win Software potrà:
a) sospendere immediatamente e senza ulteriore preavviso l’accesso al servizio;
b) trattenere gli importi già versati a titolo di corrispettivo e richiedere il saldo delle somme dovute;
c) richiedere il risarcimento del danno oltre le penali previste dalle clausole seguenti;
d) procedere alla cancellazione dei dati del Cliente nei termini stabiliti nella sezione “Conservazione e cancellazione dei dati”.
B) Clausola penale e penali per inadempimento
1. Per ogni inadempimento relativo al pagamento dei canoni e delle somme dovute, il Cliente è tenuto al pagamento, in favore di Win Software, di una penale pari al 10% sull’importo scaduto, ferma restando l’applicazione degli interessi di mora e del risarcimento per l’eventuale maggior danno (clausola liquidatoria del danno). (art. 1382 c.c.).
2. Per ogni sollecito di pagamento sarà addebitato, oltre alla penale, un contributo fisso per rimborso spese amministrative pari a € 50,00 per sollecito e € 150,00 per ogni ingiunzione/atto formale.
3. In caso di utilizzo improprio, illecito o non autorizzato del software (tra cui condivisione di credenziali, reverse engineering, uso a fini illeciti, violazione degli obblighi di riservatezza), il Cliente sarà tenuto al pagamento di una penale pari a € 5.000,00 per evento/violazione, salva la prova di maggior danno da parte di Win Software e il diritto a ottenere il risarcimento integrale per il maggior danno.
4. Le penali sopra indicate non escludono la possibilità per Win Software di richiedere la risoluzione del contratto ai sensi della clausola risolutiva espressa.
C) Sospensione del servizio per mancato pagamento
1. Il mancato pagamento anche di una sola rata alla scadenza comporta l’immediata sospensione dell’accesso al servizio da parte di Win Software, senza necessità di ulteriore avviso, salva la facoltà di richiedere la risoluzione del contratto se il pagamento non viene effettuato entro i termini indicati.
2. Durante il periodo di sospensione non matura il diritto a riduzioni, rimborsi o proroghe del periodo contrattuale.
3. Le somme dovute matureranno interessi di mora e penali come previsto nella sezione B.
D) Conservazione e cancellazione dei dati — tempistiche e modalità
(Principi generali: principio di limitazione della conservazione e diritto alla cancellazione secondo GDPR — art. 5 e art. 17)
1. Titolarità e responsabilità
1. I dati caricati dal Cliente restano di sua esclusiva proprietà. Win Software agisce, ai sensi del contratto, quale Responsabile del Trattamento per i dati personali trattati per l’esecuzione del servizio, salvo diverso accordo scritto in cui Win Software sia indicata diversamente. (art. 28 GDPR).
2. Tipologie e tempi di conservazione standard
2. Salvo obblighi contrattuali o legali diversi, i tempi massimi di conservazione sono i seguenti:
a) Dati di esercizio e log tecnici (finalità di sicurezza, audit e troubleshooting): conservati per 12 mesi;
b) Backup dei dati del Cliente: backup incrementali giornalieri con conservazione standard di 30 giorni per backup alle versioni temporanee e una conservazione degli snapshot principali fino a 12 mesi;
c) Documentazione contabile e fatture: conservazione secondo obblighi di legge (attualmente 10 anni per documenti contabili fiscali, salvo variazioni normative).
3. Il Cliente è responsabile di assicurarsi che i dati immessi siano conformi alle finalità del trattamento e alla normativa vigente; Win Software non potrà essere considerata responsabile per dati illeciti o contravvenienti.
Nota di principio: il Regolamento (UE) 2016/679 impone che i dati siano conservati “per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati” (principio di limitazione della conservazione).
3. Conservazione in caso di risoluzione o cessazione regolare del servizio
4. In caso di cessazione del servizio per qualsiasi motivo (scadenza naturale, recesso o risoluzione senza inadempimento del Cliente), Win Software conserverà i dati del Cliente per un periodo di 60 giorni dalla data di disattivazione per consentire l’esportazione e il recupero degli stessi. Trascorsi 60 giorni senza esplicita richiesta di export, Win Software potrà procedere alla cancellazione definitiva dei dati.
5. Su richiesta scritta del Cliente, e previo accordo economico separato, Win Software potrà estendere la conservazione per un periodo determinato sotto forma di servizio di conservazione a pagamento.
4. Conservazione e cancellazione in caso di mancato pagamento
6. In caso di mancato pagamento che comporti sospensione e/o risoluzione del contratto per inadempimento del Cliente, Win Software seguirà la seguente procedura:
a) Sospensione immediata dell’accesso al servizio alla scadenza del pagamento non saldato;
b) Periodo di moratoria/avviso: Win Software invierà fino a 3 solleciti formali (PEC o raccomandata) nei successivi 90 giorni;
c) Periodo transitorio di conservazione: terminati i solleciti, i dati del Cliente saranno conservati in sola lettura per un periodo massimo di 24 mesi (due anni) dalla data dell’inadempimento definitivo; durante questo periodo il Cliente può regolarizzare la posizione pagando quanto dovuto (capitali, interessi, penali e spese), dopo di che sarà possibile ottenere l’esportazione dei dati previo pagamento degli oneri dovuti;
d) Cancellazione definitiva: se il Cliente non regolarizza la posizione entro il termine di 24 mesi, Win Software procederà alla cancellazione definitiva, irreversibile e automatica di tutti i dati del Cliente, senza ulteriore obbligo di conservazione.
7. La scelta del termine di 24 mesi è motivata dall’esigenza di bilanciare l’obbligo di conservazione per finalità amministrative e di tutela del credito con il principio di limitazione della conservazione del GDPR; il Cliente prende atto e accetta tale termine a fini contrattuali.
Avvertenza: in caso di obblighi di legge o di provvedimento autoritativo che impongano la conservazione di specifici dati (es. provvedimenti fiscali, giudiziari o richieste dell’Autorità), Win Software potrà mantenere i dati per il periodo previsto dalla norma rilevante, anche oltre i termini sopra indicati. (art. 5 GDPR e normativa nazionale vigente).
5. Modalità di cancellazione
8. La cancellazione dei dati sarà eseguita con modalità tecniche che rendano i dati non recuperabili in modo ragionevolmente probabile (cancellazione sicura, sovrascrittura o distruzione delle copie di backup secondo le best practice di settore). Win Software documenterà i processi di cancellazione per finalità di audit e compliance.
E) Violazioni del contratto e rimedi
1. In caso di violazione grave del contratto o di uso illecito del servizio, Win Software ha il diritto di:
a) sospendere o terminare il servizio;
b) applicare le penali previste;
c) intraprendere azioni legali per ottenere il risarcimento del danno;
d) comunicare l’accaduto alle autorità competenti qualora la violazione configuri reato o obbligo di notifica.
2. La sospensione o risoluzione non pregiudica il diritto di Win Software a richiedere e ottenere il pagamento di tutte le somme dovute, comprese penali, interessi e spese.
